Cómo ScanZen digitaliza tus facturas automáticamente
¿Sigues picando facturas a mano en Sage o en Excel? ScanZen las escanea, extrae todos los datos y los envía a tu ERP en segundos. Sin errores, sin copiar y pegar, sin perder tiempo.
OCR inteligente: escanea facturas y extrae todos los datos en segundos
Los OCR genéricos leen texto, pero no entienden una factura. ScanZen interpreta la estructura completa de una factura española: identifica proveedor, CIF/NIF, número de factura, fechas, líneas de producto, bases imponibles y todos los tipos de IVA. — sin necesidad de plantillas ni configuración previa.
Sube un PDF, haz una foto con el móvil, arrastra desde el escritorio o reenvía por email: en ~15 segundos tienes todos los campos extraídos, con nivel de confianza por dato, listos para validar o exportar directamente a tu ERP.
- Formatos admitidos: PDF, JPEG, PNG, WebP, ZIP, RAR
- Extracción completa: proveedor, CIF, nº factura, fecha, vencimiento, importes, IVA, líneas de producto
- Confianza por campo: cada dato muestra su nivel de confianza (alto, medio, bajo)
- Procesado masivo: sube cientos de documentos a la vez, incluso en ZIP
CIF: B12345678
IVA 21%: 624,54 €
Total: 3.598,54 €
IA que aprende de tus proveedores: cada factura es más rápida
Telefónica siempre pone el CIF en la esquina superior izquierda. Repsol usa un formato de numeración propio. Cada proveedor tiene sus particularidades — y ScanZen las memoriza automáticamente.
Tras 2-3 correcciones, las facturas de ese mismo proveedor se procesan sin intervención. El sistema crea una plantilla por CIF que recuerda la posición de cada campo, el formato habitual y los patrones de extracción específicos. Cuantas más facturas procesas, menos trabajo tienes.
- Aprendizaje automático: cada corrección mejora la precisión futura
- Plantillas por proveedor: reglas específicas memorizadas por CIF
- Panel de gestión: visualiza y edita las plantillas desde la sección Aprendizaje
- Precisión creciente: cuantas más facturas, mayor automatización
Desglose de IVA automático: 21%, 10%, 4%, recargo y retenciones
Una misma factura puede tener IVA al 21% y al 10%, recargo de equivalencia y retención de IRPF. Hacerlo a mano es un foco de errores. ScanZen identifica y desglosa automáticamente todos los tipos impositivos, calcula bases y cuotas, y lo deja listo para tu Modelo 303.
El sistema está diseñado específicamente para la fiscalidad española: incluye recargos de equivalencia (5,2%, 1,4%, 0,5%), retenciones IRPF y resumen fiscal por periodo. Cada línea de IVA se exporta correctamente a Sage 200 o a Odoo.
- Multi-tipo: 21%, 10%, 4%, exento, y cualquier combinación
- Recargo de equivalencia: 5,2%, 1,4%, 0,5% — detectado automáticamente
- Retenciones IRPF: extracción automática del porcentaje y cuota
- Resumen fiscal: totales por tipo de IVA para el periodo que elijas
De la factura a Sage 200 o a Odoo en un clic — sin picar datos
La extracción no sirve de nada si luego tienes que copiar los datos a mano en tu ERP. ScanZen inserta directamente los asientos en Sage 200 (conexión SQL a base de datos) y crea facturas en Odoo (vía API XML-RPC con creación automática de partners). Todo en un clic, con los importes cuadrados y el IVA desglosado.
- Sage 200: inserción directa en base de datos MSSQL — configura servidor, base de datos y tablas
- Odoo: push directo vía API XML-RPC — configura URL, base de datos y credenciales
- Exportación avanzada: selecciona campos, elige formato (Excel, CSV, SQL, XML), guarda plantillas
- Formatos disponibles: CSV ERP, Excel multi-hoja, SQL INSERT, XML, Sage CSV, Sage SQL, Sage IME, Odoo CSV
Multi-empresa nativa: gestiona todas tus sociedades desde una cuenta
Si llevas la contabilidad de varios clientes o tu empresa tiene varias sociedades, sabes lo que es cambiar de entorno constantemente. ScanZen está diseñado desde cero para gestorías que gestionan múltiples empresas: cada organización tiene sus propios documentos, proveedores, aprendizaje IA y configuración de exportación.
- Organizaciones independientes: cada empresa con sus datos, plantillas y exportaciones
- 4 roles de usuario: Administrador, Contable, Autónomo y Comercial (gastos)
- Dashboard filtrable: estadísticas por empresa o consolidadas
- Mover documentos: reasigna facturas entre empresas si cambias de opinión
Vista dividida: compara la factura original con los datos extraídos al instante
¿Cómo sabes que los datos extraídos son correctos? ScanZen muestra el documento original a un lado y los datos editables al otro, con bounding boxes de colores que marcan exactamente de dónde ha sacado cada campo. Si algo falla, lo corriges y el sistema aprende para la próxima vez.
- 3 pestañas: General (datos del proveedor y factura), Importes (desglose fiscal), Productos (líneas de detalle)
- Selección visual: dibuja un rectángulo sobre el documento para extraer un campo específico
- Selección de texto: selecciona texto del OCR y asígnalo al campo correcto
- Atajos de teclado: Ctrl+S para guardar, Ctrl+Enter para validar
- Navegación multi-página: facturas con varias páginas se desplazan con paginación
Vista dividida en acción
Pulsa play para ver cómo la IA detecta y extrae cada campo de la factura
Funcionalidades adicionales del escaneador de facturas
Responsive
Escanea con la cámara del móvil directamente
Duplicados
Detecta documentos duplicados automáticamente
Email forwarding
Reenvía facturas por email y se procesan solas
Cloud import
Google Drive, Dropbox y OneDrive
Impresión
Informes con desglose detallado y logotipo
Seguridad
Roles, permisos y RGPD nativo
Lotes masivos
Sube cientos de documentos a la vez
Multiidioma
Español, inglés y catalán
Dashboard KPIs
13 métricas configurables, arrastra y ordena
ZenBot chat
IA conversacional para resolver dudas al instante
Logs de borrado
Auditoría completa de documentos eliminados
Gastos comerciales
Dashboard de gastos por categoría para comerciales
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ScanZen vs. otras soluciones de digitalización de facturas
Hay muchos programas que prometen digitalizar facturas. Pero cuando trabajas con Sage 200, con Odoo, o llevas una gestoría en España, las diferencias importan.
| Funcionalidad | ScanZen |
OCR genérico | ERP integrado |
|---|---|---|---|
| OCR específico para facturas españolas | Parcial | Parcial | |
| IA que aprende por proveedor (CIF) | |||
| Desglose IVA multi-tipo + recargo equivalencia | Parcial | ||
| Exportación directa a Sage 200 (SQL insert) | Solo Sage nativo | ||
| Exportación directa a Odoo (API XML-RPC) | Solo Odoo nativo | ||
| Multi-empresa nativa (gestorías) | Limitada | ||
| Email forwarding (procesar facturas por email) | Parcial | ||
| Google Drive / Dropbox / OneDrive integrado | |||
| Vista dividida con bounding boxes | Básica | ||
| Procesamiento ~15 seg/factura | Variable | ||
| 100% pensado para España (IVA, CIF, recargo) | Global | Parcial | |
| Sin suscripción obligatoria (pago por uso) | Desde 19,99 € | Suscripción mensual | Licencia + módulo |
* «OCR genérico» se refiere a herramientas como ABBYY, Adobe Scan o Google Document AI. «ERP integrado» a módulos nativos de Sage o de Odoo.
Por qué creamos ScanZen
Somos consultores de Sage 200 y Odoo desde hace años. Implantamos ERPs potentes, configuramos planes contables complejos... pero al final, el dato seguía entrando a mano. 4-5 minutos por factura. Copiar, pegar, cuadrar el IVA. Factura tras factura.
Probamos OCRs genéricos. Ninguno entendía una factura española: confundían el CIF con el número de factura, no sabían qué era un recargo de equivalencia, y no conectaban con Sage ni con Odoo.
Así que lo construimos nosotros. ScanZen nació de un problema real, no de un PowerPoint. Está diseñado por quienes lo usan, para quienes lo necesitan.
Lee la historia completa →Todo lo que necesitas saber sobre digitalizar facturas con ScanZen
¿Qué tipos de documentos puede procesar ScanZen?
ScanZen procesa facturas de compra, facturas de venta, tickets y pedidos en PDF, JPEG, PNG y WebP. También admite archivos comprimidos (ZIP, RAR) con múltiples documentos. Puedes subirlos arrastrando al navegador, desde la cámara del móvil, por email, o importando desde Google Drive, Dropbox u OneDrive.
¿Cómo funciona el aprendizaje por proveedor?
Cada corrección que haces (por ejemplo, ajustar el CIF de un proveedor) queda registrada. ScanZen crea una plantilla personalizada por proveedor que memoriza los patrones de extracción. Tras 2-3 correcciones, las facturas de ese proveedor se procesan automáticamente con alta precisión.
¿A qué ERPs puede exportar ScanZen?
Integración directa con Sage 200 (inserción SQL en base de datos) y Odoo (API XML-RPC, incluyendo creación automática de partners). También genera ficheros CSV, Excel multi-hoja, SQL, XML, Sage CSV, Sage IME SQL y Odoo CSV, compatibles con cualquier sistema de gestión.
¿ScanZen gestiona facturas con varios tipos de IVA?
Sí. ScanZen detecta automáticamente múltiples tipos de IVA en la misma factura (21%, 10%, 4%, exento), calcula bases imponibles y cuotas por tipo, e incluye recargos de equivalencia y retenciones IRPF. Todo se exporta desglosado al ERP, listo para el Modelo 303.
¿Se puede personalizar la exportación?
Sí. La exportación avanzada permite seleccionar exactamente qué campos incluir, elegir el formato (Excel, CSV, SQL, XML), añadir hoja de resumen, incluir o excluir líneas de detalle, y guardar plantillas personalizadas para reutilizarlas. Hay 3 presets del sistema (Completo, Contable, Simple) y puedes crear los tuyos propios.
¿Puedo usar ScanZen para pasar facturas de mis clientes a Sage 200?
Sí. Es uno de los casos de uso más frecuentes. Si gestionas la contabilidad de varias empresas en Sage 200, puedes configurar cada organización en ScanZen con su propia conexión a la base de datos de Sage. Escaneas las facturas, las validas y las exportas directamente — sin picar datos a mano. El sistema soporta Multi-empresa de forma nativa.
¿Cómo funciona el procesamiento de facturas por email?
ScanZen asigna una dirección de email dedicada a tu cuenta. Cuando un proveedor te envía una factura, la reenvías a esa dirección (o configuras una regla automática en tu correo) y ScanZen la procesa automáticamente: extrae los datos, la asigna a la organización correcta y la deja lista para validar.
¿Cuánto cuesta digitalizar facturas con ScanZen?
ScanZen funciona sin suscripción obligatoria, con un modelo de pago por uso basado en créditos. Cada factura consume 1 crédito. Los packs empiezan en 19,99 € por 50 créditos. Al registrarte, tienes 10 créditos gratis para probar todas las funcionalidades.
¿ScanZen cumple con la Ley Crea y Crece y el RGPD?
Sí. ScanZen está preparado para la digitalización obligatoria que marca la Ley Crea y Crece. El sistema almacena los documentos originales junto con los datos extraídos, manteniendo trazabilidad completa. Respecto al RGPD, toda la infraestructura está en la UE, los datos están cifrados y los roles de usuario controlan el acceso a la información.
¿En qué se diferencia ScanZen de un OCR genérico como ABBYY o Adobe Scan?
Los OCR genéricos extraen texto, pero no entienden la estructura de una factura española: no separan bases imponibles por tipo de IVA, no detectan recargos de equivalencia, no aprenden por proveedor y no conectan con Sage 200 ni con Odoo. ScanZen hace todo eso de forma nativa, porque fue diseñado específicamente para esto.
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