Importar facturas desde el email automáticamente

La mayoría de facturas de proveedores llegan por email. Un PDF adjunto, a veces varios en el mismo correo. El flujo habitual es abrir el email, descargar el adjunto, abrirlo, leer los datos y picarlos manualmente. Cuando recibes decenas de facturas al mes, este proceso consume horas.

ScanZen permite conectar tu buzón de correo para que las facturas se importen automáticamente. Cada adjunto PDF se procesa con OCR e IA, y los datos extraídos aparecen en tu panel listos para revisar y exportar.

Cómo funciona la importación desde email

Paso 1: Configura el buzón de correo

En los ajustes de ScanZen, introduce los datos de conexión de tu buzón de correo. El sistema se conecta mediante protocolo IMAP (el estándar que usan Gmail, Outlook, cuentas corporativas y la mayoría de proveedores de correo).

Datos necesarios:

• Servidor IMAP: por ejemplo, imap.gmail.com o outlook.office365.com.
• Puerto: normalmente 993 (IMAP con SSL).
• Email y contraseña: las credenciales de la cuenta de correo. Si usas Gmail con verificación en dos pasos, necesitarás una contraseña de aplicación.
• Carpeta a monitorizar: puedes elegir la bandeja de entrada completa o una carpeta específica (por ejemplo, "Facturas").

Paso 2: ScanZen recoge los adjuntos

El sistema revisa periódicamente la carpeta configurada (por defecto, cada pocos minutos). Cuando detecta correos nuevos con adjuntos PDF, los descarga y los encola para procesamiento. Los correos ya procesados se marcan para no volver a importarlos.

Tipos de adjuntos que se procesan:

• PDF (el más habitual para facturas electrónicas)
• Imágenes (JPG, PNG) — por ejemplo, fotos de facturas o tickets
• PDFs multipágina (se procesan todas las páginas como un solo documento)

Paso 3: Procesamiento OCR + IA

Cada adjunto pasa por el mismo proceso que si lo subieras manualmente:

1. OCR: se reconoce el texto del documento. Si es un PDF con texto embebido, se extrae directamente. Si es un escáner o imagen, se aplica reconocimiento óptico de caracteres.
2. Extracción con IA: el modelo de inteligencia artificial identifica y extrae los campos clave: proveedor, CIF, fecha, número de factura, líneas con conceptos, bases imponibles, tipos de IVA, retenciones y total.
3. Validación automática: el sistema verifica que los importes cuadran (base + IVA - retención = total) y asigna un nivel de confianza a cada campo.

Paso 4: Revisa y exporta

Las facturas importadas desde email aparecen en tu panel de ScanZen junto con las que hayas subido manualmente. Puedes revisarlas con la vista dividida (documento original a la izquierda, datos extraídos a la derecha), corregir lo que sea necesario y exportar el conjunto a Sage 200 u otro software contable.

Configuración con Gmail

Gmail es el servicio de correo más utilizado. Para conectar una cuenta Gmail con ScanZen:

1. Si tienes la verificación en dos pasos activada (recomendado), genera una contraseña de aplicación desde la configuración de seguridad de tu cuenta Google.
2. En ScanZen, introduce el servidor imap.gmail.com, puerto 993, tu email y la contraseña de aplicación.
3. Selecciona la carpeta que quieres monitorizar. En Gmail, las etiquetas funcionan como carpetas IMAP.

Configuración con Outlook / Office 365

Para cuentas de Microsoft Outlook u Office 365:

1. Servidor IMAP: outlook.office365.com, puerto 993.
2. Usa tu email y contraseña de Microsoft. Si tu organización tiene autenticación multifactor, puede que necesites una contraseña de aplicación o la aprobación del administrador.
3. Selecciona la carpeta a monitorizar (por ejemplo, "Bandeja de entrada" o una subcarpeta que hayas creado).

Carpetas en la nube como alternativa

Si prefieres no conectar tu buzón de correo, ScanZen también permite importar facturas desde carpetas en la nube:

• Google Drive: conecta tu cuenta Google y selecciona una carpeta. Los PDFs que dejes ahí se importan automáticamente.
• OneDrive: lo mismo con tu cuenta Microsoft.
• Dropbox: vincula tu cuenta de Dropbox y elige la carpeta de facturas.

Esto es especialmente útil para gestorías que piden a sus clientes que dejen las facturas en una carpeta compartida.

Seguridad y privacidad

La conexión con tu buzón de correo se realiza de forma segura:

• La comunicación usa cifrado TLS/SSL en todo momento.
• Las credenciales se almacenan cifradas en el servidor.
• ScanZen solo accede a la carpeta configurada. No lee otros correos ni sus contenidos.
• Los adjuntos se procesan y los datos se almacenan en tu espacio privado. No se comparten con otros usuarios.

Beneficios frente a la subida manual

1. Cero intervención: no necesitas descargar adjuntos ni subirlos a ningún sitio. Las facturas llegan a tu panel solas.
2. Tiempo real: las facturas se procesan pocos minutos después de recibir el email.
3. No pierdes ninguna: al automatizar la recogida, es imposible que una factura se quede olvidada en la bandeja de entrada.
4. Compatible con cualquier proveedor: funciona con cualquier servicio de email que soporte IMAP (prácticamente todos).