Gestoría digital: cómo digitalizar las facturas de tus clientes
El flujo completo para que gestorías y asesorías reciban, digitalicen y contabilicen facturas de múltiples clientes de forma automatizada.
Las gestorías y asesorías fiscales gestionan las facturas de decenas o cientos de clientes. La recogida de esos documentos es, tradicionalmente, uno de los cuellos de botella más frustrantes del sector: sobres con facturas a final de mes, emails con PDFs desordenados, fotos de tickets hechas con el móvil y carpetas físicas que nadie organiza.
Digitalizar este proceso no solo ahorra tiempo. Cambia la dinámica entre la gestoría y sus clientes, convirtiendo una tarea manual y reactiva en un flujo automático y proactivo.
El problema: recibir facturas de muchos clientes
El escenario habitual de una gestoría que lleva la contabilidad de 50 empresas:
- Cada cliente envía las facturas de forma diferente: unos por email, otros en mano, otros por WhatsApp.
- Las facturas llegan a destiempo: algunas al día, otras acumuladas a final de trimestre.
- El formato varía: PDFs, escáneres, fotos del móvil, fotocopias, originales en papel.
- El equipo de la gestoría tiene que abrir cada documento, leer los datos y picarlos manualmente en el software contable.
- Si falta algún dato o la factura no es legible, hay que contactar al cliente para que la reenvíe.
Resultado: horas y horas dedicadas a una tarea repetitiva que no aporta valor al cliente y que frustra al equipo.
El flujo digitalizado con ScanZen
1. Recogida centralizada
Cada cliente de la gestoría puede enviar sus facturas de varias formas:
- Email dedicado: ScanZen puede configurarse para recoger facturas desde un buzón de correo. El cliente solo tiene que reenviar o enviar las facturas a una dirección como facturas-cliente@tugestoria.es.
- Subida directa: si el cliente accede a ScanZen, puede arrastrar y soltar sus PDFs o fotos directamente en la plataforma.
- Carpeta en la nube: conecta Google Drive, OneDrive o Dropbox. El cliente deja las facturas en una carpeta compartida y ScanZen las recoge automáticamente.
2. Procesamiento OCR + IA
ScanZen procesa cada documento automáticamente:
- Aplica OCR para reconocer el texto de la factura.
- La IA extrae los campos clave: proveedor, CIF, número de factura, fecha, base imponible, tipos de IVA, retenciones, total.
- Si la factura tiene varias páginas, el sistema las unifica en un solo documento.
- Se asigna un nivel de confianza a cada campo extraído.
3. Revisión y validación
El equipo de la gestoría revisa las facturas en la vista dividida: documento original a la izquierda, datos extraídos a la derecha. Puede corregir cualquier dato con un clic. Las facturas con alta confianza solo necesitan una validación visual rápida.
Aprendizaje por proveedor
ScanZen recuerda las cuentas contables asignadas a cada proveedor de cada cliente. La primera vez las asignas tú; a partir de ahí, el sistema sugiere automáticamente la cuenta correcta. Con el tiempo, el trabajo de revisión se reduce drásticamente.
4. Exportación contable
Una vez validadas, seleccionas las facturas y exportas un fichero CSV o A3ERP compatible con Sage 200, A3Asesor u otros programas contables. Cada fichero contiene los asientos completos: líneas de gasto, IVA soportado, retenciones y cuenta de proveedor.
5. Importación en el ERP
Importas el fichero en el software contable del cliente. Los asientos se crean automáticamente. Lo que antes llevaba horas de picado manual ahora es una importación de 30 segundos.
Ventajas para la gestoría
- Ahorro de tiempo masivo: en una gestoría con 50 clientes y una media de 40 facturas/mes por cliente, pasar de 5 minutos a 30 segundos por factura ahorra más de 150 horas al mes.
- Menos errores: la extracción automática elimina los errores de transcripción manual (importe mal copiado, CIF equivocado, tipo de IVA incorrecto).
- Cierre más rápido: las contabilidades pueden cerrarse antes porque no hay que esperar a que lleguen todas las facturas ni picarlas a mano.
- Mejor servicio al cliente: puedes ofrecer información en tiempo real sobre gastos, IVA soportado y previsión fiscal.
- Escalabilidad: puedes asumir más clientes sin contratar más personal para tareas de picado.
Gestión multicliente
ScanZen está diseñado para entornos multicliente. Cada organización (cliente de la gestoría) tiene su propio espacio, con sus proveedores, sus cuentas contables y sus documentos. La gestoría puede acceder a todos los espacios desde un único panel, procesando las facturas de cada cliente por separado.
Esto significa que las cuentas contables del Cliente A no interfieren con las del Cliente B, y que cada exportación genera un fichero independiente para importar en la contabilidad correspondiente.
Ideal para el cierre trimestral
Cuando llega el cierre del trimestre (modelos 303, 111, 115...), tener todas las facturas digitalizadas y contabilizadas desde el primer día acelera enormemente la preparación de los modelos fiscales.
Cómo empezar
- Crea una cuenta en ScanZen: con 10 créditos gratuitos para probar el sistema.
- Sube las facturas de un cliente: arrastra los PDFs de un mes cualquiera y comprueba la calidad de la extracción.
- Configura las cuentas contables: asigna las cuentas del plan contable de ese cliente.
- Exporta y prueba la importación: genera el CSV y comprueba que se importa correctamente en tu software contable.
- Extiende al resto de clientes: una vez validado el flujo, replica la configuración para cada cliente.
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