Exportar facturas a Sage 200: guía paso a paso
Del escaneo al asiento contable sin picar datos. Cómo ScanZen genera ficheros CSV y A3ERP compatibles con Sage 200.
Sage 200 es uno de los ERPs más utilizados por pymes en España. Su módulo de contabilidad permite importar asientos desde ficheros externos, lo que abre la puerta a automatizar la entrada de facturas de proveedores. En esta guía te explicamos cómo conectar ScanZen con Sage 200 para que tus facturas digitalizadas se conviertan en asientos contables listos para importar.
Por qué automatizar la entrada de facturas en Sage
El flujo tradicional de entrada de facturas en Sage 200 implica varios pasos manuales:
- Recibir la factura en papel o PDF.
- Leer los datos: proveedor, CIF, número de factura, base imponible, IVA, retenciones, total.
- Abrir Sage 200 y crear un nuevo asiento o factura recibida.
- Introducir manualmente cada línea: cuenta de gasto, cuenta de IVA soportado, cuenta de proveedor, importes.
- Verificar que cuadra.
Este proceso lleva entre 3 y 8 minutos por factura. Si recibes 200 facturas al mes, son entre 10 y 27 horas dedicadas solo a picar datos. Con ScanZen, el proceso se reduce a segundos por factura.
Formatos de exportación compatibles
ScanZen genera dos formatos de exportación pensados para Sage 200:
CSV estándar Sage 200
Un fichero CSV con columnas separadas por punto y coma que sigue la estructura que Sage 200 espera en su módulo de importación de asientos. Cada factura genera las líneas necesarias:
- Línea de gasto: cuenta contable del gasto (grupo 6), descripción, importe en el Debe.
- Línea de IVA soportado: cuenta del IVA (472xxx), base imponible, tipo impositivo, cuota.
- Línea de retención (si aplica): cuenta 4751 con el importe de la retención IRPF.
- Línea de proveedor: cuenta del proveedor (grupo 4), importe total en el Haber.
Formato A3ERP
Si utilizas Sage 200 junto con herramientas del ecosistema A3 (A3Asesor, A3ERP), ScanZen también genera ficheros en formato A3ERP. Este formato incluye cabeceras específicas y una estructura de campos adaptada a la importación desde las herramientas A3.
Mapeo de cuentas automático
ScanZen aprende las cuentas contables que asignas a cada proveedor. La primera vez que procesas una factura de un proveedor, asignas la cuenta de gasto. A partir de ahí, el sistema sugiere automáticamente esa misma cuenta para facturas futuras del mismo proveedor.
Cómo configurar la exportación a Sage 200
1. Configura tus cuentas contables
En los ajustes de ScanZen, define las cuentas del plan contable que utilizas:
- Cuentas de IVA soportado: 472000 (IVA general 21%), 472001 (IVA reducido 10%), 472002 (IVA superreducido 4%).
- Cuenta de retenciones: 47510000 (IRPF retenciones practicadas).
- Prefijo de proveedores: normalmente 400 o 410, según tu plan.
2. Digitaliza las facturas
Sube las facturas a ScanZen arrastrando PDFs, fotografías o imágenes. El OCR y la IA extraen automáticamente todos los campos: proveedor, CIF, fecha, número de factura, base imponible, tipos de IVA, retenciones y total. Revisa los datos con la vista dividida (documento original a la izquierda, datos extraídos a la derecha).
3. Asigna cuentas contables
Para cada factura, selecciona la cuenta de gasto correspondiente. Si ya procesaste facturas de ese proveedor anteriormente, ScanZen sugiere la cuenta automáticamente.
4. Exporta el fichero
Selecciona las facturas que quieres exportar, elige el formato (CSV Sage 200 o A3ERP) y descarga el fichero. También puedes elegir exportar en XML si tu versión de Sage lo requiere.
5. Importa en Sage 200
En Sage 200, ve al módulo de contabilidad, selecciona la opción de importación de asientos y carga el fichero. Los asientos se crean automáticamente y puedes revisarlos antes de confirmar.
Resultado
Lo que antes llevaba horas ahora son minutos. Escaneas, revisas, exportas e importas. El dato va del papel al asiento contable con mínima intervención manual.
Cómo se estructura un asiento exportado
Para que entiendas exactamente qué genera ScanZen, veamos un ejemplo concreto. Supongamos una factura de un proveedor de servicios informáticos:
- Proveedor: TechServ S.L. (cuenta 400001)
- Base imponible: 1.000,00 €
- IVA 21%: 210,00 €
- Retención IRPF 15%: -150,00 €
- Total a pagar: 1.060,00 €
ScanZen genera el siguiente asiento:
- 62900000 — Otros servicios — 1.000,00 € (Debe)
- 47200021 — IVA soportado 21% — 210,00 € (Debe)
- 47510000 — Retenciones IRPF — 150,00 € (Haber)
- 40000100 — TechServ S.L. — 1.060,00 € (Haber)
El asiento cuadra (Debe = Haber = 1.210,00 €) y está listo para importar directamente en Sage 200.
Gestión de múltiples tipos de IVA
Muchas facturas contienen líneas con diferentes tipos de IVA. Un proveedor de material de oficina puede facturar productos al 21% y otros al 10%. ScanZen detecta y desglosa automáticamente cada tipo de IVA, generando las líneas contables correspondientes en el fichero de exportación.
Esto es especialmente importante porque un error en el desglose del IVA puede provocar descuadres en los modelos tributarios (303, 390). La IA de ScanZen valida que la suma de bases por tipo coincida con el total de la factura.
Consejo
Revisa siempre la vista dividida antes de exportar. Aunque la IA acierta en la gran mayoría de casos, una verificación visual de 5 segundos te ahorra problemas posteriores en la contabilidad.
Exportación masiva: informes de gastos
ScanZen permite crear informes de gastos agrupando varias facturas. Puedes seleccionar las facturas de un periodo (por ejemplo, todas las de marzo), generar un informe y exportarlo de una vez. El fichero CSV resultante contiene todos los asientos consecutivos, listos para una única importación en Sage 200.
Esto es especialmente útil para gestorías que procesan las facturas de sus clientes por lotes mensuales.
De la factura al asiento en segundos
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