Gastos deducibles para autónomos: guía completa 2026

Una de las preguntas más frecuentes de cualquier autónomo es: ¿qué gastos puedo deducirme? La respuesta corta es que puedes deducir cualquier gasto que esté directamente vinculado a tu actividad económica y que puedas justificar con una factura. Pero hay matices importantes que conviene conocer para no dejarse deducciones en el camino ni arriesgarse a una inspección.

Requisitos generales para que un gasto sea deducible

Para que Hacienda acepte un gasto como deducible, debe cumplir tres condiciones:

1. Vinculación a la actividad: el gasto debe estar relacionado con tu actividad profesional o empresarial. Un ordenador para tu estudio de diseño, sí. Un televisor para el salón, no.
2. Justificación documental: necesitas una factura completa (con tus datos fiscales, los del emisor, desglose de IVA). Los tickets simplificados no sirven para deducir IVA, aunque sí pueden valer para IRPF en determinados casos.
3. Registro contable: el gasto debe estar anotado en tu libro de gastos e inversiones. Si no lo registras, no existe a efectos fiscales.

Lista de gastos deducibles más habituales

Suministros del local o despacho

Si trabajas en un local u oficina, todos los suministros son deducibles al 100%: alquiler, electricidad, agua, internet, teléfono, limpieza, seguros del local y comunidad de propietarios.

Si trabajas desde casa, puedes deducir el 30% de los suministros (luz, agua, gas, internet) proporcional a los metros cuadrados afectos a la actividad. Primero calculas qué porcentaje de tu vivienda usas para trabajar, y sobre esa proporción aplicas el 30%.

Material y equipos

• Ordenadores, monitores, impresoras, escáneres
• Software y licencias (incluidas suscripciones SaaS como ScanZen)
• Material de oficina (papel, tóner, bolígrafos)
• Mobiliario de oficina (mesa, silla, estanterías)
• Teléfono móvil y su línea (si lo usas para trabajar)

Servicios profesionales

• Asesor fiscal y gestoría
• Abogados y notarios
• Diseñadores, programadores, traductores
• Servicios de marketing y publicidad
• Formación y cursos relacionados con tu actividad

Vehículo y desplazamientos

El vehículo es uno de los temas más conflictivos. En IRPF, solo los profesionales del transporte (taxistas, repartidores, comerciales) pueden deducir el 100% de los gastos del vehículo. El resto de autónomos no puede deducir gastos de vehículo salvo que demuestren una afectación exclusiva a la actividad.

En IVA, la deducción es del 50% si usas el vehículo tanto para la actividad como para uso personal. Los gastos deducibles incluyen: combustible, reparaciones, seguro, aparcamiento, peajes e ITV.

Dietas y viajes

Puedes deducir gastos de manutención cuando te desplazas fuera de tu municipio de residencia por motivos laborales, con estos límites diarios:

• España: 26,67 €/día (48,08 € si pernoctas)
• Extranjero: 48,08 €/día (91,35 € si pernoctas)

Requisito imprescindible: el pago debe hacerse con tarjeta o medio electrónico trazable. Los pagos en efectivo no son deducibles para dietas.

Seguros

• Seguro de responsabilidad civil
• Seguro del local
• Seguro de salud propio y de familiares (hasta 500 €/persona/año en IRPF, o 1.500 € para personas con discapacidad)

Cuotas y suscripciones

• Cuota de autónomos a la Seguridad Social
• Colegios profesionales (obligatorios)
• Asociaciones empresariales
• Suscripciones a herramientas digitales, plataformas y servicios cloud

Errores habituales que conviene evitar

1. No pedir factura: el error más común. Sin factura, no hay deducción de IVA.
2. Mezclar gastos personales y profesionales: Hacienda puede rechazar la deducción si no demuestras la vinculación con la actividad.
3. No registrar los gastos: tener la factura guardada no basta. Debe estar anotada en los libros de registros.
4. Deducir el vehículo sin justificación: es una de las áreas que más revisa Hacienda en las inspecciones a autónomos.
5. Perder facturas: si no encuentras la factura cuando la necesitas, la deducción desaparece.

Cómo ScanZen te ayuda con los gastos deducibles

Cada factura que digitalizas con ScanZen queda almacenada con todos sus datos extraídos: proveedor, CIF, base imponible, desglose de IVA, retenciones y total. Esto te permite:

• Tener todas tus facturas localizadas: adiós a buscar en cajones, carpetas y correos.
• Verificar que son facturas completas: el sistema detecta si falta algún dato fiscal obligatorio.
• Exportar a tu contabilidad: genera ficheros CSV o A3ERP para importar directamente en Sage u otro software contable.
• Preparar la declaración trimestral: con todas las facturas digitalizadas, tu gestor tiene la información al instante.