Factura electrónica obligatoria en 2026: qué necesitas saber

La facturación electrónica deja de ser opcional en España. La Ley 18/2022 de Creación y Crecimiento de Empresas (conocida como Ley Crea y Crece) establece la obligación de emitir y recibir facturas en formato electrónico en todas las relaciones comerciales entre empresas y autónomos. No se trata de un proyecto futuro: los plazos ya están definidos y las primeras obligaciones entran en vigor en 2026.

Qué dice la Ley Crea y Crece sobre facturación electrónica

El artículo 12 de la Ley 18/2022 modifica la Ley 56/2007 y establece que todas las empresas y autónomos deberán expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales. Esto se conoce como facturación B2B (business to business).

Los puntos clave son:

• Obligación universal: afecta a todas las empresas y autónomos, independientemente de su tamaño o facturación.
• Solo relaciones B2B: las facturas a consumidores finales (B2C) no están incluidas en esta obligación, aunque pueden emitirse electrónicamente de forma voluntaria.
• Formato estructurado: la factura debe ser un fichero electrónico con datos estructurados (no un PDF escaneado), que permita su procesamiento automático.
• Conservación: las facturas electrónicas deben conservarse durante el plazo legal (al menos 4 años fiscales).

Plazos de implantación

La norma establece plazos diferenciados según el volumen de facturación:

1. Empresas con facturación superior a 8 millones de euros: obligación desde el primer año tras la aprobación del reglamento de desarrollo.
2. Resto de empresas y autónomos: obligación desde el segundo año tras la aprobación del reglamento.

Verifactu: el sistema de verificación de la AEAT

Paralelamente a la facturación electrónica obligatoria, la Agencia Tributaria ha desarrollado el sistema Verifactu. Este sistema exige que los programas de facturación generen un registro de facturación verificable, con un hash encadenado que impide la alteración posterior de los datos.

Verifactu implica que:

• Cada factura emitida genera un registro digital firmado.
• Los registros se encadenan criptográficamente, de modo que no se puede eliminar ni modificar una factura sin que se detecte.
• El software de facturación debe estar certificado o, como mínimo, cumplir las especificaciones técnicas publicadas por la AEAT.
• Los registros pueden enviarse a la AEAT en tiempo real o bajo demanda.

Cómo afecta esto a la recepción de facturas

La mayoría de artículos sobre factura electrónica se centran en la emisión. Pero la obligación es bidireccional: también tendrás que recibir y procesar facturas electrónicas de tus proveedores.

Esto significa que tu flujo de recepción de facturas cambiará. En lugar de recibir PDFs por correo electrónico, recibirás ficheros estructurados (XML o factura-e) que tu sistema debe ser capaz de leer, interpretar y contabilizar.

Aquí es donde herramientas como ScanZen adquieren un papel central. Durante la transición, convivirán facturas en papel, PDFs y facturas electrónicas estructuradas. Necesitas un sistema que procese todos estos formatos y los unifique en tu contabilidad.

El periodo de transición

No todos tus proveedores se adaptarán al mismo tiempo. Durante meses (o años) recibirás facturas en formatos mixtos. Un proveedor grande te enviará facturas electrónicas certificadas; un autónomo que te hace un servicio puntual te mandará un PDF por email; un restaurante te dará un ticket en papel.

ScanZen está diseñado para este escenario. Procesa PDFs, imágenes escaneadas y fotografías con OCR e inteligencia artificial, y extrae los mismos campos estructurados que una factura electrónica nativa: proveedor, CIF, base imponible, desglose de IVA, retenciones y total. El resultado es el mismo independientemente del formato de entrada.

Qué pasos dar ahora para prepararte

1. Revisa tu software de facturación: comprueba que tu programa de emisión de facturas cumple con Verifactu o tiene previsto actualizarse.
2. Prepara la recepción: asegúrate de tener un sistema capaz de procesar facturas electrónicas estructuradas además de PDFs y papel.
3. Digitaliza tu archivo: las facturas que ya tienes en papel deberían estar digitalizadas. Es un buen momento para empezar.
4. Forma a tu equipo: contables, administrativos y responsables de compras necesitan entender el nuevo flujo.
5. Habla con tu asesor: tu gestoría o asesor fiscal debe estar al corriente de los plazos y puede orientarte sobre los pasos específicos para tu caso.