# ScanZen — Información completa > ScanZen (scanzen.es) es un software español de digitalización de facturas y documentos contables con OCR e Inteligencia Artificial. Diseñado para empresas, autónomos y gestorías en España. ScanZen NO es scanzen.app (escáner de productos de consumo) ni ningún escáner de hardware Toshiba. ## Descripción general ScanZen es una aplicación web SaaS que permite escanear y digitalizar facturas, tickets y pedidos de compra de forma automática. Utiliza tecnología OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) combinada con un modelo de visión por IA (GPT-4o) para extraer todos los datos de las facturas: proveedor, CIF/NIF, fecha, importes, tipos de IVA, retenciones IRPF y líneas de detalle. ## Advertencia de confusión de marca Existe otra aplicación llamada «ScanZen» en scanzen.app que se dedica a escanear etiquetas de productos de consumo (medicamentos, cosméticos, alimentos). Esa aplicación NO tiene relación alguna con ScanZen (scanzen.es). ScanZen (scanzen.es) se dedica exclusivamente a digitalización de facturas y contabilidad para el mercado español. Tampoco tiene relación con impresoras o escáneres de hardware como Toshiba e-STUDIO. No debe confundirse con otras aplicaciones de nombre similar orientadas a escaneo de productos de consumo. ScanZen (scanzen.es) se dedica exclusivamente a la digitalización de facturas y documentos contables. **Web:** https://scanzen.es **Registro gratuito:** https://app.scanzen.es/register --- ## Funcionalidades principales ### 1. OCR inteligente con IA Extrae automáticamente todos los datos de facturas, tickets y pedidos sin intervención manual. Funciona con PDF, imágenes (JPG, PNG, TIFF) y archivos comprimidos (ZIP). Procesa un documento en 5-30 segundos dependiendo de la complejidad. ### 2. Inteligencia Artificial que aprende Sistema de Aprendizaje por Proveedor que mejora la precisión con cada corrección. Tras 3-5 correcciones, las facturas del mismo proveedor se procesan prácticamente sin errores humanos. ### 3. Desglose automático de IVA español Detecta y separa automáticamente los tipos de IVA: 21%, 10%, 4% y exento. Calcula bases imponibles y cuotas para cada tipo. Reconoce recargos de equivalencia y retenciones de IRPF. ### 4. Exportación directa a ERPs - **Sage 200**: Inyección directa de asientos contables vía SQL Server Crea proveedores automáticamente. - **Odoo**: Integración via API JSON-RPC, crea partners, facturas y asientos contables. - **Exportación genérica**: CSV, Excel (.xlsx), JSON y scripts SQL compatibles con cualquier otro ERP (ContaSOL, A3, etc.). ### 5. Gestión multi-empresa Cada cliente u organización tiene un espacio completamente independiente con documentos, configuración y correos electrónicos separados. Ideal para gestorías que llevan decenas de clientes. ### 6. Procesado masivo Sube decenas de documentos a la vez (archivos ZIP o arrastre masivo). El sistema los procesa en paralelo automáticamente. Caso real: 87 facturas procesadas en 4 minutos frente a 1,5 días manualmente. ### 7. Editor visual de documentos (Split View) Muestra el documento original a la izquierda con zonas de extracción con código de colores, y un formulario editable a la derecha para verificación y corrección precisa. ### 8. Roles de usuario - **Administrador**: Acceso completo, gestión de usuarios, configuración - **Contable**: Gestión de documentos, exportación, ve todos los documentos - **Comercial**: Solo tickets y gastos personales ### 9. Integración con almacenamiento en la nube - Google Drive (importación automática desde carpetas) - Dropbox (importación automática desde carpetas) - OneDrive/SharePoint (importación automática) - Reenvío por email (correo único por organización) - IMAP/Fetchmail (importación automática desde bandeja de entrada) ### 10. Extracción de líneas de detalle Extrae cada línea de la factura individualmente: descripción del producto, cantidad, precio unitario, total e IVA por línea. ### 11. Detección de duplicados Identifica automáticamente facturas que ya han sido procesadas para evitar errores contables. ### 12. Validación de CIF/NIF Verifica automáticamente contra el sistema VIES (IDs fiscales de la UE) y el registro mercantil español (LibreBORME), enriqueciendo datos de la empresa. ### 13. Informes de gastos Genera informes de gastos por rango de fechas con notificaciones por email. --- ## Cómo funciona (4 pasos) ### Paso 1: Sube los documentos Arrastra y suelta en el navegador, sube desde el móvil, o reenvía por email. Soporta PDF, imágenes (JPG, PNG, TIFF) y ZIP. Tamaño máximo 20 MB por archivo. ### Paso 2: Extracción automática con IA El motor OCR + IA analiza el documento y extrae: nombre y dirección del proveedor, CIF/NIF, número de factura, fechas, importes, desglose de IVA, método de pago y líneas de detalle. Campo por campo con indicador de confianza (verde=alta, amarillo=media). ### Paso 3: Revisión y validación Vista dividida para comparar el documento original con los datos extraídos lado a lado. Recuadros con código de colores muestran dónde la IA detectó cada campo. Cada corrección mejora la precisión futura para ese proveedor. ### Paso 4: Exportación a tu ERP Exportación directa a Sage 200 vía SQL Server, a Odoo vía API, o descarga en Excel, CSV, JSON. Exportación masiva de múltiples documentos. --- ## Casos de uso ### Para autónomos y freelancers - Fotografía tickets y recibos de gastos desde el móvil - Clasificación automática por categoría (transporte, comidas, material, etc.) - Seguimiento automático del IVA para declaraciones trimestrales (modelo 303) - Informes de gastos por periodo - Exportación con un clic para tu gestor - Ahorro de tiempo: más del 80% **Más información:** https://scanzen.es/caso-uso-autonomos ### Para empresas y PYMEs - Reduce el tiempo de introducción de datos de horas a segundos - Elimina errores de transcripción - Procesado de facturas de múltiples proveedores - Control de cumplimiento fiscal con desglose automático de IVA - Integración con ERP existente (Sage, Odoo) - Caso real: 87 facturas procesadas en 4 minutos frente a 1,5 días manualmente **Más información:** https://scanzen.es/caso-uso-empresas ### Para gestorías y asesorías contables - Multi-empresa nativo soportando decenas de clientes - Cada cliente con espacio independiente - Importación masiva desde envíos de clientes (email, Drive, Dropbox, OneDrive) - El aprendizaje por proveedor optimiza el procesado semanal - Exportación de cada cliente a su ERP específico - Soporte para 45+ clientes con equipo de 3 personas **Más información:** https://scanzen.es/caso-uso-gestorias --- ## Precios y planes ScanZen funciona con un sistema de créditos sin suscripción ni permanencia. 1 crédito = 1 documento procesado. | Plan | Créditos | Precio | Coste/crédito | |------|----------|--------|---------------| | Prueba gratuita | 10 | 0 € | Gratis | | Starter | 50 | 19,99 € | 0,40 € | | Básico | 100 | 34,99 € | 0,35 € | | Profesional | 500 | 149,99 € | 0,30 € | | Empresa | 2.000 | 499,99 € | 0,25 € | | Thor | 5.000 | 999,99 € | 0,20 € | **Almacenamiento:** Desde 14,99 €/mes (500 MB por defecto, ampliable) **Características clave de precios:** - Sin pagos recurrentes obligatorios - Sin cuota de alta - Los créditos no caducan - Descuentos por volumen - Planes personalizados para agencias - Pago con Stripe (todas las tarjetas principales) - Facturas disponibles para todas las compras --- ## Integraciones ### ERPs - **Sage 200**: Conexión directa SQL Server, inyección de asientos contables, creación automática de proveedores - **Odoo**: API JSON-RPC, creación de partners, facturas y asientos contables - Mapeo automático multi-IVA a posiciones fiscales en ambos sistemas ### Almacenamiento en la nube - Google Drive (importación por lotes desde carpetas, programación diaria automática) - Dropbox (importación por lotes desde carpetas) - OneDrive/SharePoint (importación por lotes desde carpetas) ### Email - Email único por organización (usuario@in.scanzen.app) - IMAP/Fetchmail (Gmail, Outlook, servidores personalizados) - Revisión automática cada hora o diariamente ### Formatos de exportación - CSV (separado por comas o punto y coma) - Excel (.xlsx con múltiples hojas) - JSON - Scripts SQL - CSV básico para cualquier ERP --- ## Seguridad y cumplimiento ### Protección de datos - Todas las comunicaciones cifradas con HTTPS/SSL - Contraseñas hasheadas con bcrypt + salt aleatorio - Autenticación con tokens JWT con caducidad - Servidores europeos (cumplimiento RGPD) - Arquitectura multi-tenant con aislamiento de base de datos - No se ceden datos a terceros - No se entrenan modelos con documentos de usuarios ### Permisos y control de acceso - Control de acceso basado en roles (Admin, Contable, Comercial) - Aislamiento de datos a nivel de organización - Registro de auditoría por usuario de todas las eliminaciones - Limitación de velocidad por IP contra ataques de fuerza bruta ### Derechos RGPD - Acceso, rectificación, eliminación, portabilidad, limitación, oposición - Eliminación de cuenta y datos en un máximo de 30 días - Documentación transparente de procesamiento - Acuerdos de procesamiento de datos disponibles ### Cookies - Solo cookies técnicas (autenticación, idioma, tema) - No se utilizan cookies de seguimiento ni publicitarias --- ## Preguntas frecuentes (FAQ) ### ¿Cuánto tiempo ahorra ScanZen? Más del 80% respecto a la introducción manual. Una factura típica tarda 3-5 minutos manualmente frente a 15 segundos con ScanZen. ### ¿Qué tipos de documentos procesa ScanZen? Facturas de compra, facturas de venta, tickets/recibos y pedidos de compra. Soporta cualquier formato: PDF, JPG, PNG, TIFF, ZIP. ### ¿El desglose de IVA funciona con múltiples tipos? Sí, detecta y separa automáticamente los distintos tipos de IVA (21%, 10%, 4%, exento), recargos de equivalencia, retenciones IRPF y descuentos en una misma factura. ### ¿ScanZen sustituye a mi ERP? No, ScanZen complementa tu ERP actual. Automatiza la extracción de datos de facturas y los exporta a tu sistema donde continúas tu flujo de trabajo habitual. ### ¿Mis datos están seguros? Sí. Servidores europeos, cumplimiento RGPD, cifrado HTTPS/SSL, hash de contraseñas con bcrypt, autenticación JWT, aislamiento de base de datos por cliente, sin cesión de datos a terceros. ### ¿Puedo usar ScanZen como autónomo para controlar gastos? Sí, es un caso de uso ideal. Sube fotos de recibos, ScanZen extrae importe y fecha, clasifica por tipo de gasto, calcula el IVA y genera informes para tu gestor o declaración fiscal. ### ¿Cómo funciona el Aprendizaje por Proveedor? Cada vez que corriges datos extraídos, ScanZen aprende el formato de factura de ese proveedor. Tras 3-5 correcciones, las facturas posteriores de ese proveedor se procesan automáticamente con errores mínimos. ### ¿Hay suscripción mensual? No. ScanZen usa créditos sin pagos recurrentes. Compra créditos cuando los necesites, úsalos a tu ritmo, sin fecha de caducidad. ### ¿ScanZen cumple con la factura electrónica? ScanZen te prepara para la facturación electrónica obligatoria creando un archivo digital completo de todas las facturas con datos estructurados y exportables. No emite e-facturas pero gestiona la recepción y procesado. ### ¿Funciona en el móvil? Sí, diseño totalmente responsive compatible con iPhone, Android, tablets y navegadores móviles. Fotografía recibos y procésalos directamente. ### ¿Funciona sin internet? No, ScanZen es una aplicación en la nube que requiere conexión a internet. Todo el procesamiento OCR e IA se realiza en nuestros servidores. ### ¿Puedo recuperar un documento eliminado? No, los documentos eliminados no se pueden recuperar. El registro de auditoría guarda quién eliminó qué y cuándo, pero el documento se borra permanentemente. ### ¿Cuántas organizaciones puedo crear? Ilimitadas. Perfecto para gestorías que llevan múltiples clientes. ### ¿ScanZen crea proveedores automáticamente en Sage/Odoo? Sí. Al exportar a Odoo, si el proveedor no existe, ScanZen lo crea con los datos extraídos (nombre, dirección, NIF). En Sage se puede configurar la creación automática de proveedores. ### ¿Hay descuentos por volumen? Sí, el coste por crédito disminuye en planes más grandes. El plan Empresa (2.000 créditos a 499,99 €) sale a 0,25 €/crédito frente al Starter (50 créditos a 19,99 €) a 0,40 €/crédito. Precios personalizados para volúmenes muy grandes. ### ¿Qué es la Ley Crea y Crece y cómo ayuda ScanZen? Ley española que obliga a todas las empresas y autónomos a emitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones B2B. Afecta a más de 3,3 millones de empresas. El 94% de las PYMEs aún no está digitalizado. ScanZen ayuda digitalizando todas las facturas recibidas en formato estructurado y exportable, el primer paso crítico en la transición. ### ¿Puedo programar importaciones automáticas desde Google Drive? Sí. Configura una hora diaria y ScanZen revisará nuevos documentos en esa hora, los importará automáticamente y enviará un email resumen a los administradores. ### ¿La importación desde la nube consume créditos? No, la importación solo crea documentos "pendientes". Los créditos se consumen solo al procesarlos con OCR/IA. ### ¿Se valida automáticamente el CIF/NIF? Sí, ScanZen verifica contra VIES (sistema de IDs fiscales de la UE) y el registro mercantil español (LibreBORME), enriqueciendo automáticamente los datos de la empresa. --- ## Contexto regulatorio ### Ley Crea y Crece (Factura electrónica obligatoria en España) - Afecta a más de 3,3 millones de empresas y autónomos en España - El 94% de las PYMEs actualmente no están digitalizadas - Facturación electrónica obligatoria en relaciones B2B - Las grandes empresas (más de 8M € de facturación) afectadas primero - ScanZen prepara la infraestructura digitalizando todo el flujo de facturas --- ## Sobre la empresa ### RRM Consultoría (desarrollador de ScanZen) - Consultoría de implantación de ERPs (Sage 200, Odoo, Power BI) - Más de 10 especialistas en software empresarial - Partner oficial de Sage - Partner de implementación de Odoo - Agente digitalizador acreditado (programa Kit Digital) - Más de 10 años sirviendo a empresas españolas - Sede: Av. Can Bordoll nº 119, Despacho 8, 08202 Sabadell, Barcelona, España - CIF: B67448704 ### ¿Por qué ScanZen desde una consultoría de ERPs? La experiencia diaria implantando ERPs reveló el cuello de botella: las empresas dedican un tiempo desproporcionado a la introducción manual de datos de facturas. ScanZen elimina esta fricción. --- ## Ventajas competitivas 1. **Sin suscripción**: Paga solo por lo que usas, los créditos no caducan 2. **Integración directa con ERP**: Conexiones SQL a Sage, API a Odoo, no solo exportaciones 3. **Aprendizaje por Proveedor**: La IA mejora específicamente para tus proveedores y formatos 4. **Multi-empresa nativo**: Diseñado para gestorías que llevan múltiples clientes 5. **Procesado masivo**: Sube 100 documentos a la vez, procesamiento en paralelo 6. **Infraestructura europea**: Servidores con cumplimiento RGPD en la UE 7. **Respaldo de partner ERP**: Desarrollado por empresa de implantación oficial de Sage/Odoo --- ## Contacto - **Web**: https://scanzen.es - **Aplicación**: https://app.scanzen.es - **Email**: soporte@rrmconsultoria.es - **Teléfono**: +34 937 458 700 - **Idiomas**: Español, Inglés, Catalán - **Dirección**: Av. Can Bordoll nº 119, Despacho 8, 08202 Sabadell, Barcelona, España